Зміст:
- Що таке ТТН: значення та роль у вантажоперевезеннях
- Законодавчі вимоги до оформлення товарно-транспортної накладної
- Як правильно заповнити ТТН: головні поля та особливості
- Обов’язкові реквізити ТТН
- Типові помилки при заповненні товарно-транспортної накладної
- Коли ТТН обов’язкова, а коли — ні
- Які документи потрібні разом із ТТН
- Електронна ТТН: крок у майбутнє
- Практичний приклад заповнення ТТН
- Поради для учасників логістичного ланцюга
- Висновок
Часом здається, що папери в логістиці – вічна історія. Машина ще на рампі, а водій уже розглядає товсту пачку документів. Серед них — товарно-транспортна накладна, або скорочено ТТН. Вона наче місток між відправником і отримувачем, а також між водієм, і навіть контролюючими органами. Один невірний запис, і на маршруті – затримки, штрафи, головний біль для всіх сторін. Чому ТТН така важлива та як не заплутатись із її заповненням? Відповідь завжди ховається в деталях: що це за документ, коли він обов’язковий та що саме має бути вказано.
Що таке ТТН: значення та роль у вантажоперевезеннях
Товарно-транспортна накладна – це офіційний документ, що супроводжує перевезення товару автомобільним транспортом на території України. Вона є підставою для обліку та контролю руху вантажів, а також фіксує правовідносини між всіма учасниками доставки: відправником, перевізником і отримувачем.
Без правильно оформленої ТТН машина не має права виїхати у рейс. Цей документ підтверджує фактичну передачу товару, структурує відповідальність і містить всю ключову інформацію про маршрут, учасників, характеристики та кількість вантажу. Водієві ТТН часто слугує «дорожньою картою» на випадок перевірки або раптового інциденту.
У бізнесі ТТН – ще й основа для бухгалтерського обліку, складських звітів, складання актів і податкових декларацій. Всі гравці логістичного ринку знають: без неї не обійтися.
Законодавчі вимоги до оформлення товарно-транспортної накладної
В Україні порядок заповнення ТТН регулюється наказом Міністерства інфраструктури № 364 від 05.12.2013 р. Цей документ – стандарт, який чітко визначає, що і як має бути зазначено. Водночас, у певних галузях чи для специфічних товарів можуть існувати додаткові правила.
ТТН складається у трьох примірниках: для відправника, перевізника та отримувача. Кожна сторона після підписання отримує свій екземпляр і зберігає його для звітності, податкових перевірок або вирішення спірних питань.
Як правильно заповнити ТТН: головні поля та особливості
Щоб уникнути помилок, варто розібрати структуру стандартної товарно-транспортної накладної.
Обов’язкові реквізити ТТН
У накладній обов’язково повинні бути такі дані:
- Повна назва та реквізити всіх сторін: відправника, перевізника й отримувача (адреси, ЄДРПОУ, контактна інформація).
- Дата та номер документа.
- Місце завантаження та розвантаження.
- Опис вантажу: найменування продукції, кількість, вага, упаковка.
- Дані транспортного засобу, що виконує перевезення (марка, номер, ПІБ водія).
- Відомості про супровідні документи (рахунки-фактури, сертифікати тощо).
- Підписи та печатки усіх учасників.
Більшість помилок виникає саме через пропущені або некоректно заповнені поля. Наприклад, одна з популярних ситуацій: відсутня точна адреса або розбіжності у найменуванні товару – це підстава для затримки на митниці чи виїзній перевірці.
Типові помилки при заповненні товарно-транспортної накладної
Навіть досвідчені логісти іноді стикаються з проблемами через неуважність чи поспіх. Ось найпоширеніші з них:
- Неправильна або неповна інформація у графі «Вантаж».
- Відсутність підпису хоча б однієї сторони.
- Неактуальні дані про транспорт чи водія.
- Недбале оформлення (брудні виправлення, розмитий текст).
- Відсутність зазначення номера рахунку або супровідних документів.
Експерти радять: перш ніж підписувати ТТН, перевірити всі поля двічі, а при сумніві прояснити деталі з усіма учасниками процесу.
Коли ТТН обов’язкова, а коли — ні
Документ обов’язковий при комерційних вантажоперевезеннях автомобільним транспортом, включно з внутрішніми і міжнародними доставками. Є винятки для певних видів товарів або малих партій (наприклад, у разі перевезення особистих речей). Однак для переважної більшості бізнес-операцій оформлення ТТН – необхідна умова.
В окремих випадках, наприклад, при доставці поштових відправлень чи кур’єрських сервісах, замість ТТН можуть використовуватись інші документи (акти прийому-передачі, товарні накладні, експрес-накладні тощо).
Які документи потрібні разом із ТТН
Водій у рейсі має мати не лише ТТН, а й:
- Ліцензію на здійснення вантажоперевезень (якщо вона потрібна).
- Свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу.
- Доручення від перевізника (за необхідності).
- Документи, що підтверджують якість товару (сертифікати, ветеринарні або фітосанітарні довідки).
На практиці інспектори перевіряють увесь комплект. Відсутність хоча б одного документа – причина для штрафу або призупинення поїздки.
Електронна ТТН: крок у майбутнє
З появою електронних сервісів логістика стає мобільнішою. В Україні вже діють пілотні проєкти електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН). Такі документи оформлюють онлайн у спеціальних кабінетах, ідентифікують підписом КЕП, а всі сторони отримують свої електронні копії.
Основні переваги е-ТТН:
- Зручність і швидкість оформлення.
- Відсутність помилок через автоматичне заповнення довідкових даних.
- Прозорість і спрощення перевірок.
- Менше паперу, ефективніше зберігання архіву.
Проте електронна ТТН ще не стала обов’язковою для всіх. Частина перевезень досі супроводжується класичними паперовими накладними. Однак тренд очевидний: перехід до «цифри» – питання часу.
Практичний приклад заповнення ТТН
Щоб уникнути плутанини, розглянемо короткий сценарій з реального життя.
Логіст на складі готує партію меблів до відправки у Львів. У ТТН він зазначає:
- Відправник: ТОВ «Світ Меблів», адреса, код, телефон.
- Отримувач: ФОП Іваненко О.Л., адреса магазину у Львові, телефон.
- Перевізник: ТОВ «ТрансЛогістика», дані вантажівки та водія.
- Найменування вантажу: «Кухонний стіл «Венеція», 10 шт., 150 кг, упаковано у картон».
- Дата та номер документа.
- Контактні особи для зворотного зв’язку.
Після завантаження товару всі сторони підписують ТТН, логіст передає примірник водієві, інший залишається у відправника. У Львові отримувач звіряє фактичну кількість і якість меблів, підписує накладну, тим самим підтверджуючи завершення доставки.
Поради для учасників логістичного ланцюга
- Завжди перевіряйте достовірність даних перед підписом.
- Зберігайте примірники ТТН не менше трьох років (або довше, якщо цього вимагає підприємство).
- Впроваджуйте електронний документообіг, якщо є така можливість.
- Навчайте персонал працювати з формою ТТН, проводьте короткі інструктажі для нових співробітників.
Висновок
Товарно-транспортна накладна – це не просто формальність, а запорука прозорого, передбачуваного й безпечного вантажоперевезення. Її роль неможливо переоцінити, адже правильне заповнення захищає всі сторони від непорозумінь, штрафів і затримок. Якщо поставитись до оформлення ТТН уважно і відповідально, логістика стане простішою, а дорога – спокійнішою.
